Деловая беседа: основные принципы и техника безопасности
5
4
3
2
1
(3 голоса, в среднем: 3.7 из 5)
Несмотря на то, что по рабочим вопросам мы общаемся довольно часто, далеко не все из нас знают о правилах ведения деловой беседы. Многое мы делаем просто интуитивно, полагаясь на волю случая и на свои ораторские способности. Тем не менее, несмотря на то, что есть основные принципы деловых переговоров, есть еще и определенные техники безопасности, которые позволяют управлять беседой более гармонично.
Основные принципы деловой беседы
Рациональность. Несмотря ни на что следует соблюдать спокойствие. Существует известное правило – тот, кто спокоен владеет ситуацией. При этом верно и обратное – чем больше эмоций вы будете проявлять, тем быстрее контроль над ходом деловой беседы будет упущен. Будучи более уравновешенным, ваш собеседник сможет очень быстро получить контроль над ситуацией, после чего управлять ею вы уже не сможете. Понимание. Важнейшее правило, которое касается не только мира деловых переговоров. Прежде чем влиять на позицию вашего партнера по переговорам, следует понять в чем она заключается. В противном случае, каждый будет продолжать говорить о чем-то своем, никак не вникая в цели и потребности другого, что рано или поздно сведет всю ценность таких переговоров к нулю. Концентрация. Не стоит полагать, что если человек молчит, то слушает вас внимательно. В процессе беседы уровень концентрации неодинаков. Очень часто собеседник терять «нить» разговора, а потому за этим нужно следить, периодически возобновляя контакт и возвращая интерес собеседника к теме деловой беседы. Достоверность. Никогда не стоит опираться на недостоверную информацию, в которой вы не уверены, и, тем более, пытаться ее как-то исказить. Это может стать причиной не только провала в текущей деловой беседе, но и негативно скажется на общении в дальнейшем. Известный факт, что доверие – это то, что потерять легче всего, а восстановить практически невозможно. Следуйте поставленной цели. Достаточно распространённой бывает ситуация, когда партнер по деловой беседе ассоциируется с предметом разговора. Так, если человек вызывает у вас негатив и напряжение, вы можете приписывать те же качества и предмету обсуждения. Тем не менее, это на момент переговоров никак не связано, и переключая внимание на свои эмоции вы только отклонитесь от поставленной перед вами цели, что будет губительно для исхода такой беседы в принципе. Всегда следует помнить, что принимать решение и общаться по деловым вопросам под влиянием эмоций совершенно неверно.
Техника безопасности деловой беседы включает несколько основных правил
Очень много учебников и специалистов из разных сфер, включая бизнес и психологию, предлагают к рассмотрению достаточно много теорий и советов относительно того, как же следует вести деловую беседу. Рассмотрим основные, наиболее обобщенные, правила, которые позволят соблюдать технику безопасности во время каждой деловой беседы. Правило двойного интереса. Несмотря на то, что при общении в деловых кругах следует концентрироваться на предмете беседы, не зацикливаясь на личном отношении к партнеру по деловой беседе, многие это правило игнорируют в силу незнания или же непонимания, как этого достигнуть. В этом случае можно порекомендовать помнить о правиле двойного интереса, который заключается, с одной стороны, существа обсуждаемого вопроса, с другой – своего отношения к собеседнику. При этом, такая позиция характерна для многих, поэтому ваш партнер по деловой беседе, с большей долей вероятности, так же преследует двойственность интересов. Главное, что для этого нужно – помнить о перспективе переговоров и говорить о том, что желаете достигнуть; не концентрироваться на правильности или неправильности действий партнера по беседе; внимательно слушать; не упускать из виду интересов обеих сторон. Внимательность к партнеру. Слушайте вашего партнера, всегда обращайте внимание на то, что он говорит и что он имеет под этим ввиду. Важны при этом и простые правила, которые заключаются в отсутствии обидных слов в адрес партнера, а также осторожном выборе слов для выражения вашей мысли. При этом обращайтесь к партнеру по имени или по имени и отчеству (как будет более уместно в каждой конкретной ситуации) и, как можно, больше давайте обратную связь о том, что понимаете, о чем он говорит или же задавайте уточняющие вопросы. Поиск общего. Начало хорошей деловой беседы всегда сопровождается поиском общих интересов. Это достаточно просто реализуемо на практике, если вы уже знаете, что ваши мнения по поводу многих вопросов совпадают. В противном случае, эти интересы стоит искать. Наиболее простой вариант, который можно предложить в данной ситуации – начать разговор о погоде. Как правило, такая простая тема вызывает весьма схожие эмоции – дождь и слякоть, с большей долей вероятности, будут менее привлекательны чем теплый солнечный день. Не провоцируйте на спор и не спорьте. Нередко, даже очень опытные переговорщики, могут допускать такую ошибку, как спор в деловой беседе. Он может происходить очень тихо – без громких слов и реплик, но тем не менее, давление будет ощущаться. Рано или поздно это приведет к тому, что ваш коллега по переговорам просто устанет или же разозлится, что еще хуже. Поэтому не стоит начинать спорить ни с каким из изречений собеседника, точно так, как и нельзя позволять втягивать себя в спор. Деловая беседа не приемлет таких категорических методов. Чтобы избежать споров, будьте гибки и ни в коем случае не высказывайте категоричных суждений – так вы позволите собеседнику чувствовать себя свободным в общении с вами. Если собеседник, по вашему мнению, не прав, к правильной позиции его стоит подвести, но ни в коем случае не давить на него. Осторожность в критике. Разные специалисты рекомендуют разные способы работы с критикой, с акцентом на том, как правильно ее подавать. Тем не менее, если представить себе, что кто-то критикует вашу позицию или ваши слова, можно понять, что эмоции это вызывает негативные. Поэтому в деловой беседе критики лучше избегать, если же критикуют вас – разрядите обстановку какой-то легкой фразой, отведите внимание от эмоционально значимой для собеседника темы или предпримите любое другое действие, которое поможет смягчить дальнейший ход беседы. Опасные слова. В деловой беседе не стоит употреблять слова и обороты, которые хоть каким-то образом могут указать на ваше плохое отношение к собеседнику. Например, если вы сообщите человеку, что заскочили к нему лишь потому, что проходили мимо, это сразу же заставит его задуматься о несерьезности ваших намерений. То же касается слов-паразитов – их употребление в деловой беседе недопустимо. Речь. В деловой беседе убеждают не только слова, но сама речь. Любому человеку будет приятно слышать четкую, уверенную речь, которая насыщена интересными оборотами. При этом не стоит злоупотреблять узкопрофильными терминами – собеседник должен слушать вас без напряжения. Стоит реагировать на громкость речи собеседника и делать паузы, когда излагаете большой объем информации. Это позволит вашему собеседнику понять вас легче. Все эти знания и навыки будут хороши и для переговоров, и для общения по телефону, на которых базируется основная часть стандартных функций колл-центра. Пробуйте, и уже в скором времени вы поймете, что в каждой новой деловой беседе вы открываете новые для себя нюансы, которые позволят совершенствовать ваше мастерство снова и снова.
