Как правильно писать деловые письма: 6 советов, как сделать письмо убедительным.
В деловом мире электронные письма до сих пор являются основным видом коммуникации. Если письмо составлено правильно, считайте это половина успеха. Однако, как оказалось, это не так просто. Иногда в процессе прочтения делового письма сложно уловить суть, которую хотел донести до вас отправитель, как это может быть вам полезно, и какие преимущества вы получите.
Умение писать деловые письма, которые убеждают читателя, приходит со временем. Существует 6 шагов, следуя которым можно научиться писать действительно грамотные и убедительные письма.
Необходимо всегда четко представлять, что вы хотите написать.
Какой эффект должно давать деловое письмо? Чтобы получатель сделал что-либо продиктованное письмом. Спросите себя, что именно вы хотите, чтобы получатель сделал? О чем он должен подумать? Важно четко понимать цель, с которой пишется письмо.
Начните письмо с заключительной мысли.
Ваша заключительная мысль отражает то, что должен сделать получатель, основываясь на основном содержании. Наверно все помнят, как нас учили писать сочинения в школе, начиная свою мысль с вступления. При написании убеждающего делового письма это абсолютно неверно. Деловые люди слишком заняты, чтобы выискивать в тексте вашу основную мысль. Именно поэтому нужно сразу переходить к делу и доносить до читателя вашу основную мысль, а уже потом расшифровывать это более детально, для того, кто заинтересовался.
Поделите все ваши аргументы на 2-3 читаемых абзаца.
Важно разделять свои мысли в разные абзацы, но важно помнить, что они должны быть действительно краткими, чтобы получатель захотел их читать.
Каждый ваш аргумент должен содержать доказательства написанного.
Если ваше письмо будет состоять из одних аргументов, вас сочтут чересчур самонадеянным, выказывающим лишь свое личное мнение. Для всех ваших аргументов и мыслей должно быть соответствующее доказательство. В противном случае, как получатель поймет, что это действительно так как вы пишете?
Закончите письмо началом.
В конце письма повторите основную мысль, которую вы хотели донести до получателя. Это дает понять получателю, что все написанное выше является доказательством вашей основной мысли, и что необходимо сделать именно то, что написано в конце и это действительно работает. Финальная фраза должна быть конкретной и краткой.
Выгода должна быть в теме письма.
Тема письма – это самая важная часть вашего письма, потому что только прочтение темы побудит читать его дальше или переместить в корзину. Кроме того, тема письма должна настраивать получателя на определенную тему, которую вы сами задумали. Именно по этой причине переходить к написанию темы письма можно лишь после окончательного написания письма, т.к. вы уже привели все аргументы и доказательства и можете описать все это в одной фразе. В идеале тема письма должна побуждать получателя прочитать письмо и нести в себе мысль, которую вы хотите донести до получателя.