Очень много в сети материала о том, какие необходимы качества для работы оператором колл-центра, но не так много можно узнать о том, какие же ключевые ошибки оператора известны и какие из них считаются критическими. Тем не менее, опыт работы колл-центра позволяет фиксировать статистику в этом отношении, на базе которой можно сформировать определенный список самых главных ошибок. Зная их, каждому оператору будет намного проще корректировать свою деятельность при работе на линии, выполняя свои обязанности более эффективно.
Перечень основных ошибок оператора call-центра
Ошибка #1. Долгодержать клиента в режиме hold. Одной из самых критических ошибок операторов является слишком длительное удержание клиента в режиме ожидания. Причиной тому могут быть разные обстоятельства, но избежать их поможет не только более оперативная работа сотрудника на линии, но и некоторые действия руководства компании в плане усовершенствования работы колл-центра в целом:
Регулярное обучение операторов и предоставление подробных инструкций и служебных указаний на разные типы ситуаций. Как правило, опытным и осведомленным сотрудникам крайне редко требуется что-то уточнять, а потому и удерживать клиента в режиме ожидания они не будут;
Создание и поддержание качественной базы знаний, в которой находится весь материал в структурированном виде. С ее помощью поиск ответа на вопрос клиента не займет у оператора большого количества времени;
Наличие активных внутренних чатов. Такой тип общения помогает оперативно связаться с более квалифицированным коллегой или начальником подразделения;
Заранее подготовленный скрипт разговора оператора колл-центра, который может подойти для разных ситуаций, которые наиболее часто возникают в процессе работы.
Ошибка #2. «Вся информация указана на сайте». Очень часто обратившись в контактный центр какой-либо компании можно услышать, что вся нужная клиентам информация находится на сайте. В большинстве ситуаций слышать это довольно неприятно, особенно если навигация на сайте не такая уж и очевидная, а информацию нужно получить срочно. В этом случае ошибка оператора зачастую расценивается как отказ в помощи, после чего желание продолжать искать что-то на сайте пропадает в принципе, если только компания не предоставляет некий уникальный набор услуг. Такие моменты нужно отслеживать, и ни в коем случае позыв клиента обратиться в данную компанию не обрывать, а напротив – переспросить у него в чем именно возникла трудность, помочь разобраться или дать готовый ответ по поводу той информации, которую он искал. Ошибка #3. Долго не отвечать на входящий. Достаточно неприятно, когда при обращении в какую-либо компанию приходится очень долго слушать гудки или надоевшую классическую «мелодию для ожидания». Услышать же после длительного ожидания «Все операторы заняты…» еще хуже, и, если все это происходит не по вине руководства из-за неправильного распределения работ внутри колл-центра и не из-за технической поломки, такое ожидание – следствие ошибки оператора. В самом лучшем случае отвечать на звонок оператору следует в течение 20 секунд, 30 секунд – показатель похуже, а вот ожидание клиента длиною в минуту и более вовсе считается недопустимым. При таком подходе компания может действительно растерять своих клиентов, ведь ничто так не отпугивает покупателей, как постоянное длительное ожидание на линии. Если данная ситуация возникает по причине неправильного распределения звонков – ее можно исправить при помощи настройки другого программного обеспечения, благодаря которому операторы смогут работать более эффективно. Если же такая ошибка допускается по причине халатности самого оператора, ни в коем случае не следует спускать это с рук – тут могут быть два решения: либо обучение с разъяснением ошибок, либо увольнение, если сотрудник не желает работать согласно заданным правилам.
Еще о нескольких типах ошибок
Бывают менее трагичные, но все же достаточно неприятные ошибки оператора, которых так же следует избегать. В частности, когда оператор соединяет абонента не с тем специалистом, с которым нужно или попросил клиент. Иногда операторы слепо следуют сценариям, вместо того, чтобы отвечать на вопросы клиента по телефону, что, казалось бы, так просто. Иногда операторы слишком долго тянут время, занимая клиента лишними уточнениями или задавая ненужные вопросы, только отвлекая его от проблемы – этот формат общения допускают не самые добросовестные операторы, и следить за этим должно руководство компании, своевременно пресекая такое поведение. Порой, когда клиент звонит в не самое удобное время, оператор может просить перезвонить его в другое время, но данный подход совершенно не годится в рамках формирования лояльного отношения клиентов, ведь все они хотели бы, чтобы их вопрос решался сразу. Поэтому в таких ситуациях оператор должен делать все возможное, чтобы закрывать подобные вопросы по мере их поступления.
Перечень основных ошибок оператора call-центра