Как правильно составить коммерческое предложение
Давайте представим, что бизнес требует рассылку коммерческого предложения (далее КП) отдельному лицу или же группе лиц, но важно понимать, что успех и результативность такого метода коммуникации весьма сомнительны.
Все дело заключается в правильности составления КП, ведь в первую очередь необходимо добиться прочтения письма получателем. В том случае, если заголовок письма составлен неправильно, письмо уйдёт в спам непрочитанным, что является бессмысленной тратой времени отправителя.
В данной статье попробуем разобраться, как именно должно быть составлено КП для того, чтобы как можно больше пользователей и потенциальных клиентов прочитало полученное письмо и отреагировало на прочитанную информацию должным образом.
Обращение к читателю.
Итак, первая цель отправителя: привлечь читателя и заставить его открыть полученное письмо с КП. Отправляя своё предложение в виде письма отдельному лицу, обращайтесь лично к получателю. Личное обращение должно присутствовать как в теме письма, так и в заглавной части письма, как правило, в правом верхнем углу письма. Такой приём даёт читателю понять, что данное КП не является массовой рассылкой, что вызывает интерес.
Массовая рассылка КП не такая эффективная, но при обращении можно использовать обобщённое обращение к читателю. Так, к примеру, делая рассылку для бухгалтеров или людей иной специальности, можно обратиться «Главному бухгалтеру предприятия».
Заголовок КП.
КП может быть очень полезным для получателя, но он может не узнать об этом, если не дочитает письмо до конца. Естественно, открыв письмо, каждый человек ищет доказательство того, что это ему нужно. Главным помощником в данном вопросе служит заголовок. Сделайте заголовок интересным и привлекательным, чтобы читатель захотел дочитать КП до конца.
Как правило, читатель ищет ответы на свои вопросы и заголовок должен содержать суть первого из них: зачем мне это нужно? Таким образом, необходим заголовок, максимально точно отражающий суть КП, например: «Как уменьшить расходы на телефонную связь на 30%».
Восемь секунд конкретики.
В соответствии со статистическими данными читатель не станет читать КП до конца, если первые строки сообщения не заинтересовали его в должной мере. Ошибкой многих является постепенное изложение вопроса, плавно растянутое на внушительные объёмы текста. Необходимо первыми же предложениями изложить суть вопроса и доказать тем самым, что КП станет полезным читателю. Если все сделано правильно, читатель не только дочитает до конца, но и сделает выгодные для отправителя выводы из прочитанного письма. Таким образом, необходимо с первых же строк донести до читателя все самое интересное и выгодное для него.
Выгоды получателя.
Стоит понимать, что владельцу компании, к которому обращено КП не будет интересно читать про то, насколько предлагаемая продукция качественная, или как долго существует ваша организация. Не стоит тратить время читателя на информацию, которая в данном случае будет бесполезной и даже отталкивающей. Обо всех вышеперечисленных преимуществах можно поведать после того, как первая цель достигнута, и читатель решит сотрудничать с вами, попросит предоставить дополнительную информацию.
В первом же КП лучше рассказать о финансовых преимуществах, скидках и так далее. Предоставить подсчёт возможной прибыли читателя, заинтересовать финансовой стороной вопроса. Такое КП быстрее достигнет цели и привлечёт больше потенциальных партнёров.
Изложение единой цели.
При составлении КП не стоит забывать о времени читателя. Не каждый может себе позволить длительное чтение и изнурительные умозаключения. Так проблемой и ошибкой многих составителей КП является попытка рассказать все и как можно больше. Если вы предлагаете несколько услуг, не стоит пихать их в текст одного КП, разделите на несколько отдельных писем. Если читателя не заинтересовало одно КП, вышлите другое.
Следовательно, необходимо выбрать одну услугу своей компании и излагать своё КП на её основе без лишней информации, чётко и по делу. Не каждый захочет долго разбираться в списках услуг, расценках на них и так далее. Большие прайс-листы тут так же будут лишними и пугающими.
Коротко и ясно.
Меньше текста, больше пользы – таков принцип. Идеальное КП не должно быть длиннее одной – полутора страниц текста. Излагайте все чётко и доступно без витиеватых словосочетаний. У читателей, как правило, не так много свободного времени, чтобы тратить его на чтение, особенно если он считает его бессмысленным. Более подробную информацию можно изложить позднее, после того как клиент пожелал сотрудничать и готов получать дополнительную информацию.